بهره‌مندی از پیشنهادها برای بهبود کیفیت فعالیت های دانشگاه از دغدغه های مشترک مدیران و کارکنان دانشگاه تحصیلات تکمیلی صنعتی و فناوری پیشرفته محسوب می شود.

کارکنان علاقه مند هستند نظرات خود را ارائه کنند و مدیران به دنبال ارتقا مشارکت کارکنان و دریافت ایده ها و نظرات آنها برای ارتقا بهره وری و رضایت شغلی هستند.

خوشبختانه تحقق این امر در بستر نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها در دانشگاه فراهم شده است و همکاران می توانند پیشنهادهای خود را در فرایندی که از طریق اتوماسیون اداری مشخص شده است ارائه کنند. برای آشنایی بیشتر همکاران با فعالیت های دبیرخانه با آقای محسن یوسفیان رئیس دبیرخانه نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها در دانشگاه گفتگو کردیم.

با تشکر از پاسخگویی ایشان شما را به خواندن این مصاحبه دعوت می کنیم.

 آقای یوسفیان با سپاس از همکاری شما اهمیت و جایگاه نظام پیشنهادها در سازمان ها را چگونه ارزیابی می کنید؟

همانطور که می دانید نظام مديريت مشاركتي،‌ نظام همكاري فكري و عملي كاركنان يك سازمان با سطوح مختلف مديريتي آن سازمان است. در اين نظام كليه افراد سازمان درباره روشهاي حل مسائل و ارتقاي بهره وري سازمان،‌ فعالانه انديشيده، حاصل آن را در قالب طرحها و پيشنهادها به سازمان ارائه مي نمایند. بدين طريق يك نظام همفكري و هم انديشي براي رسيدن به اهداف سازمان وجود دارد و مديريت سازمان از گنجينه غني طرحها، انديشه ها و راه حل های ارائه شده براي نيل به اهداف سازماني بهره مي جويد. در اين نظام براي خلاقيت كليه اعضاي سازمان ارزش قائل شده و در تصميم گيري ها از آنها استفاده مي شود. نظام پيشنهادها يكي از ابزارهاي مديريت مشاركتي است. امروزه مدیریت مشارکتی یکی از پیشرفته ترین و موثرترین روشهای مدیریت در دنیاست و کارآمدترین و اصلی ترین ابزار در این نوع مدیریت، نظام پیشنهادهای سازمانی است.

در نظام پيشنهادها، اندیشه های سازنده به طور یکسان و بدون توجه به موقعیت سازمانی پدیدآورندگان آنها با برنامه و فرآیندی مشخص مورد پذیرش قرار می گیرد، در حالی که اختیارات و قدرت تصمیم مدیریت تضعیف و مخدوش نمی گردد..

فعالیت کمیته نظام پیشنهادها در دانشگاه از چه زمانی کار خود را شروع کرد و هم اکنون در چه وضعیتی است؟

کمیته نظام پیشنهادها درسال 1390 با مدیریت دفتر برنامه، بودجه و تشکیلات و ریاست مرحوم دکتر خانجانی در مرکز بین المللی علوم و تکنولوژی پیشرفته و علوم محیطی ایجاد و سپس با حضور دکتر محبی تا پایان سال 1391به فعالیت خود ادامه داد.

با پیگیری دفتر برنامه، بودجه و تشکیلات و همکاری امور اداری از سال 1398فعالیت مربوط به نظام پیشنهادها پس از تدوین آئین نامه اجرایی مجددا آغاز گردید و با تشکیل کارگروه های اداری و مالی- فنی- آموزشی و پژوهشی- دانشجویی و فرهنگی - امور عمومی و شورای پذیرش و بررسی پیشنهادها به فعالیت خود ادامه می دهد.

از سال 1398تا پایان سال1400بیش از 270 پیشنهاد در دبیرخانه نظام پیشنهادها ثبت گردید.پس از ارجاع پیشنهاد ها به کارگروه های مرتبط با موضوع پیشنهاد و بررسی توسط اعضا کارگروه ها، پیشنهادها به شورای پذیرش و بررسی پیشنهادها ارجاع و85 پیشنهاد مورد پذیرش شورا قرارگرفت.از بین پیشنهادهای پذیرفته شده69پیشنهاد ارائه شده با کسب امتیاز 60و بالاتر جهت اجرا انتخاب گردیده است.

برنامه کمیته نظام پیشنهادها برای سال ۱۴۰۱ و پذیرش پیشنهادهای همکاران به چه صورت است؟

در اسفندماه سال گذشته با بررسی پیشنهادها و اشکالاتی که درآئین نامه اجرایی نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها مشاهده شد با دستور معاون محترم اداری و مالی به عنوان رئیس شورای پذیرش و بررسی پیشنهادها اصلاح آئین نامه در دستورکار دفتر برنامه،بودجه و تشکیلات قرارگرفت و پس از اصلاح آئین نامه مذکور تصویب آن در دستور کار هیات رئیسه دانشگاه خواهد گرفت که با یاری خداوند متعال پس از تصویب، اطلاع رسانی به همکاران محترم انجام خواهد شد. آئین نامه جدید با رویکرد نظامند کردن پیشنهاد ها و ارزیابی با تدوین شاخص های امتیاز دهی اصلاح گردیده است.لازم به ذکر است در سال جاری علاوه برکارگروه های قبلی،کارگروه فناوری هم تشکیل خواهد شد.

 فرایند ارائه پیشنهاد توسط همکاران و نحوه بهره مندی از امتیازآن به چگونه است؟

همانگونه که همکاران محترم مطلع هستند با ارائه پیشنهاد‌ها جدا از بحث مشارکت در مدیریت دانشگاه از امتیاز پیشنهادهای پذیرفته شده و اجرایی شده در فرم های ارزشیابی و ارتقا بهره مند خواهند شد.

در سال گذشته با پیشنهاد دفتر برنامه،بودجه و تشکیلات و موافقت معاون محترم اداری و مالی هرگونه پیشنهاد که توسط همکاران محترم ارائه گردد و فرایند پذیرش آن طبق آئین نامه اجرایی نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها صورت نگرفته باشد امتیاز مربوط به پیشنهاد را در فرم های ارزشیابی و ارتقا را کسب نخواهد کرد.لذا از همکاران محترم تقاضا دارم پیشنهاد های خود را از طریق اتوماسیون اداری و از مسیر(ایجاد مدرک/فرم های اداری/فرم ارائه پیشنهاد به نظام پیشنهادها(ردیف 17)) تدوین و پس از آن توضیحات پیشنهاد  به صورت فایل PDF در پیوست پیشنهاد قرارداده و به دبیرخانه نظام پیشنهادها ارجاع دهند.

سوالی که همکاران مطرح می کنند این است که دلایل پذیرفته نشدن پیشنهادهایی که در سال های گذشته ارائه شده چیست؟

در پاسخ به این سوال، عوامل اصلی را فهرست وار عنوان می کنم:

• پیشنهادهای تکراری که قبلا عینا یا با محتوای مشابه توسط دیگران ارائه شده است.
• پیشنهادهایی که تنها به ذکر مشکل پرداخته و توضیحی راهگشا و راه حلی همراه نداشته است.
• پیشنهادهایی که در زمان دریافت، جزو سیاستهای دانشگاه و در دستور کار حوزه های مختلف نبوده است.
• پیشنهادهایی که با قوانين و يا مقررات موجود مطابقت نداشته و در تضاد باشد.
• پیشنهادهایی که هم اکنون و با امکانات موجود اجرای آنها عملی نیست.
• شکایت ها و انتقادهای شخصی، اداری و سازمانی
• تذكر و يادآوري براي انجام كارهاي داراي روال خاص و معمول در دانشگاه يا واحد
• ارائه درخواستهای شخصي شامل ملزومات و نيازهاي رفاهي، سخت افزاري، نرم افزاري و غيره
• ارايه پيشنهاد جديد براي پيگيري پيشنهاد قبلي
• طرح يك اقدام بهبود در قالب چندين پيشنهاد بدون وجود توجيهات لازم(مثلا پيشنهاد تغيير يك فرم، یكبار براي بخش اول فرم، یكبار بخش دوم فرم و...)

همکاران در چه زمینه هایی می توانند پیشنهادهای خود را مطرح ارائه کنند؟

همکاران محترم می توانند در زمینه های همچون موارد زیر نسبت به ارائه پیشنهاد اقدام نمایند:

• بهبود کیفیت ارائه خدمات در زمینه های آموزشی، پژوهشی،فناوری، پشتیبانی، فرهنگی،  دانشجویی و...
• بهبود اجرای وظایف و ماموریت های دانشگاه و واحدهای تابعه
• بهبودوارتقاء بهره وری، استفاده بهینه از منابع و صرفه جویی در هزینه ها و کاهش قیمت تمام شده خدمات و هزینه های سربار
• بهبود فرایندها و ساختارهای اداری و سرعت بخشیدن به عملیات و خدمات ارائه شده
• استفاده مطلوب از ظرفیت هاي بالقوه دانشگاه شامل نیروي انسانی، نقدینگی، ساختمان، تجهیزات و ....
• اصلاح قوانین، دستورالعمل ها، شیوه نامه ها
• بهینه کردن سیستم هاي تصمیم گیري، ارزیابی، نظارت، هماهنگی و برنامه ریزي در واحدهاي مختلف دانشگاه
• خلاقیت، ابتکار و نوآوري در همه زمینه ها
• اجراي عدالت و شایسته سالاري در همه زمینه هاي دانشگاه
• اصلاح نظام مزایا و مسائل رفاهی کارکنان در جهت بهبود کارایی
• آموزش و تجهیز نیروي انسانی
• ایجاد ساختارهاي مناسب جهت رشد کیفیت به طور مستمر
• بهبود سیاست هاي برون سپاري و خصوصی سازي فعالیت هاي دانشگاه
• پیشنهادات مربوط به بهبود سیستم اطلاعات مدیریت و آمار
• توجه به مدیریت سبز و محیط زیست
• پیشگیری از کارهای موازی، دوباره کاری و کاهش مراجعات پی درپی ارباب رجوع
• ابداع روش های بدیع برای افزایش رضایت و خشنودی ارباب رجوع
• همدلی بیشتردر محیط کار و بسط روابط انسانی مطلوب در میان کارکنان
• افزایش انگیزه کاري کارکنان
• افزایش ایمنی و کاهش حوادث و بهبود شرایط محیط کار
• ارتقاي نظم و انضباط کاري
• جلب حمایت و پشتیبانی کارکنان و مردم برای ارائه خدمات و فعالیت های بهتر
• بهبود ارتباطات با سایر دانشگاه ها و دیگر نهادها و سازمانهای اجرایی عمومی و خصوصی کشور
• ارتقاء دانش و سلامت کارکنان

همکاران چه نکاتی را در ارائه پیشنهادها رعایت کنند تا احتمال پذیرش ایده هایشان افزایش یابد؟

همکاران اگر در ارائه پیشنهاد موارد زیر را مورد توجه قراردهند تاثیر بسزایی درپذیرش پیشنهاد آن ها خواهد داشت

• مغایر با ماموریت و سیاستهای دانشگاه نباشد.
• پيشنهاد بايد توجيه فني ، اقتصادي ، كاربردي و يا كيفي داشته باشد.
• در پیشنهاد های گروهی سهم هر فرد از پیشنهاد ارائه شده در فرم مربوط باید مشخص شود.
• پيشنهاد بايستي قابليت اجرا داشته باشد.
• پيشنهاد در قالب كار كارشناسي و يا پروژه تحقيقاتي قبلا اجرا و يا تصويب نشده باشد.
• پیشنهاد جدید بوده و جزو فعالیتهای در حال انجام حوزه های مختلف دانشگاه نباشد.
• پيشنهادات بايد ترجيحا در حيطه كاري فرد و در جهت بهبود روند انجام كار خود باشد.
• توضیحات مربوط به پیشنهاد در پیوست پیشنهاد ارائه گردد.

 در خصوص ارائه پیشنهاد توسط اعضا هیات علمی محدودیتی وجود دارد و اگر پیشنهاد تخصصی ارائه نمایند نحوه ارزیابی و اجرایی شدن آن به چه صورت است؟

در این خصوص هیچ گونه محدودیتی وجود نداردو دبیرخانه نظام پذیرش و بررسی پیشنهاد ها از ارائه پیشنهاد توسط اعضا محترم هیات علمی استقبال خواهد کرد.در خصوص تخصصی بودن پیشنهادهای ارائه شده باید عرض کنم طبق آئین نامه اجرایی در صورت عدم امکان نظر تخصصی در کمیته ها، امکان دعوت از یک فرد متخصص در کمیته وجو دارد.این موضوع در مورد پیشنهادهای ارائه شده توسط یاوران محترم علمی هم صادق است.در سال گذشته با توجه به تخصصی بودن بعضی پیشنهاد ها نظر معاونان محترم و مدیران مرتبط با پیشنهاد ارائه شده پرسیده و در شورا مورد بررسی قرار گرفت.

آقای یوسفیان با تشکر از اینکه وقت تان را در اختیار روابط عمومی قرار دادید در پایان اگر نکته ای باقی مانده است مطرح نمایید.

بر خود لازم می دانم که از همکاری و مشارکت همکاران و حمایت های معاون محترم اداری و مالی آقای دکتر فدایی کمال تشکر را داشته باشم.

قطعا همکاران محترم به علت درگیر بودن در فعالیت های اجرایی در حوزه های مختلف با مسائل و مشکلات آشنایی بیشتری دارند و پیشنهاد ارائه شده توسط آن ها در ارتقا و بهتر شدن فعالیت دانشگاه تاثیرگذار خواهد بود لذا از همه همکاران محترم خواهش می کنم که در ارائه پیشنهاد، همکاری و مشارکت داشته باشند تا با این کار در بهره وری بیشتر دانشگاه سهیم باشند و در افزایش سرانه پیشنهاد موثر باشند.